Mówisz na tysiąc sposobów. Mail wychodzi zawsze ten sam.

Twoi pracownicy mówią w terenie, co zrobili, a Toviq robi z tego gotowego maila w formacie Twojej firmy. Po szybkim sprawdzeniu mail idzie do odbiorcy albo czeka w szkicach, tak jak ustawisz.

Umów demo

Do 30 minut. Pokażemy Toviq na mailu, który Twoja firma wysyła najczęściej.

Przykład

Raport pisany na telefonie między klientami rzadko jest kompletny

Monter kończy zlecenie, ma kilka minut do następnej wizyty i telefon w zabrudzonych rękach. Raport pisze w pośpiechu na telefonie albo wieczorem, z pamięci. Jeden pominie adres, drugi kwotę, a trzeci zmieści wszystko w jednym zdaniu. Biuro dzwoni z pytaniami i przepisuje raport od nowa.

Twoja firma ma swój format maila. Brakowało sposobu, żeby każdy się go trzymał.

Od wizyty do gotowego maila w trzech krokach

  1. Pracownik mówi. Naciska jeden przycisk i opowiada swobodnie, w dowolnej kolejności: klient, adres, co zamontował, za ile, kiedy się odezwać.

  2. Sprawdza kilka wartości. Toviq podświetla to, co wyłapał z wypowiedzi. Zamiast czytać cały tekst, pracownik sprawdza nazwisko, kwotę i datę. Kwoty i daty potwierdza zawsze, więc błędna liczba nie trafi do maila bez jego wiedzy.

  3. Wysyła albo zostawia szkic. Raport do biura wysyła prosto z aplikacji, z powitaniem firmy i własnym podpisem. Mail do klienta może najpierw trafić do szkiców, na jeszcze jedno spojrzenie.

Jak powiesz, tak wyjdzie. Mail będzie ten sam.

Trzy zupełnie różne nagrania tego samego zlecenia. Jeden mail.

Mail do klienta

  • Skrótowo

    „Mail do pani Anny Nowak. Montaż pompy ciepła osiem kilowatów, dwa zawory, dwie uszczelki, Leśna 4 Poznań, robili Jan Wiśniewski i Marek Zieliński. Osiemnaście pięćset. Odezwiemy się czternastego listopada.”

  • Chaotycznie

    „Dobra, to napisz do pani Anny Nowak, tej od pompy... yyy, kwota wyszła osiemnaście pięćset, no i zamontowaliśmy te dwa zawory, wymieniliśmy dwie uszczelki, i pompa ciepła osiem kilowatów, Leśna cztery w Poznaniu. Robili to Jan Wiśniewski i Marek Zieliński. A czternastego listopada się odezwiemy.”

  • Z poprawkami

    „Wiadomość do pani Anny Nowak. Zamontowaliśmy pompę ciepła sześć... nie, osiem kilowatów, plus dwa zawory, dwie uszczelki, Leśna 4, Poznań. Montaż robili Jan Wiśniewski i Marek Zieliński. Wartość siedemnaście... osiemnaście tysięcy pięćset złotych. Odezwiemy się czternastego listopada.”

  • Bez części opcjonalnych

    „Mail do pani Anny Nowak. Montaż pompy ciepła osiem kilowatów, Leśna 4 w Poznaniu, robił Jan Wiśniewski. Osiemnaście pięćset.”

Format firmy

Mail do klienta

Temat: Podsumowanie montażu pompy ciepła, {adres}

Szanowni Państwo,

Dziękujemy za zaufanie i możliwość realizacji montażu w Państwa domu. Poniżej przesyłamy krótkie podsumowanie wykonanych prac.

Pod adresem {adres} zamontowaliśmy {pompa} wraz z {liczba} zaworem. Wymieniono {liczba} uszczelkę. Montaż został wykonany przez {technik 1} i {technik 2}. Całkowita wartość zlecenia wynosi {kwota} złoty. Skontaktujemy się z Państwem {termin}.

W razie pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji. Dziękujemy jeszcze raz.

Z poważaniem,
Jan Wiśniewski

Mail do klientaTen sam mail

Temat: Podsumowanie montażu pompy ciepła, ul. Leśna 4

Szanowna Pani Anno,

Dziękujemy za zaufanie i możliwość realizacji montażu w Pani domu. Poniżej przesyłamy krótkie podsumowanie wykonanych prac.

Pod adresem ul. Leśna 4 w Poznaniu zamontowaliśmy pompę ciepła o mocy 8 kW wraz z 2 zaworami. Wymieniono 2 uszczelki. Montaż został wykonany przez Jana Wiśniewskiego i Marka Zielińskiego. Całkowita wartość zlecenia wynosi 18 500 złotych. Skontaktujemy się z Panią 14 listopada.

W razie pytań pozostajemy do Pani dyspozycji. Dziękujemy jeszcze raz.

Z poważaniem,
Jan Wiśniewski

zaznaczone: końcówki dopasowane do klienta i liczby

Dopasowano do klienta: Szanowni Państwo na Szanowna Pani Anno; w Państwa domu na w Pani domu; zaworem na zaworami; uszczelkę na uszczelki; złoty na złotych; z Państwem na z Panią; do Państwa dyspozycji na do Pani dyspozycji.

Bez części opcjonalnych

Wersja z lukami

Nie podano: liczba zaworów, liczba uszczelek, drugi technik, termin kontaktu. To części opcjonalne.

Mail do klienta

Temat: Podsumowanie montażu pompy ciepła, ul. Leśna 4

Szanowna Pani Anno,

Dziękujemy za zaufanie i możliwość realizacji montażu w Pani domu. Poniżej przesyłamy krótkie podsumowanie wykonanych prac.

Pod adresem ul. Leśna 4 w Poznaniu zamontowaliśmy pompę ciepła o mocy 8 kW wraz z {liczba} zaworem.
Wymieniono {liczba} uszczelkę.
Montaż został wykonany przez Jana Wiśniewskiego i {technik 2}. Całkowita wartość zlecenia wynosi 18 500 złotych.
Skontaktujemy się z Panią {termin}.

W razie pytań pozostajemy do Pani dyspozycji. Dziękujemy jeszcze raz.

Z poważaniem,
Jan Wiśniewski

Zmiany do sprawdzenia

Usunięto: „wraz z … zaworem”, „Wymieniono … uszczelkę.”, „Skontaktujemy się z Panią … .” Zmieniono: „został wykonany przez Jana Wiśniewskiego i …” na wykonał Jan Wiśniewski.

1Wersja z lukami

2Pytanie

3Zmiany

4Gotowy mail

Mail do klientaBez luk w treści

Temat: Podsumowanie montażu pompy ciepła, ul. Leśna 4

Szanowna Pani Anno,

Dziękujemy za zaufanie i możliwość realizacji montażu w Pani domu. Poniżej przesyłamy krótkie podsumowanie wykonanych prac.

Pod adresem ul. Leśna 4 w Poznaniu zamontowaliśmy pompę ciepła o mocy 8 kWwraz z {liczba} zaworem.
Wymieniono {liczba} uszczelkę.
Montaż wykonał Jan Wiśniewski. Całkowita wartość zlecenia wynosi 18 500 złotych.
Skontaktujemy się z Panią {termin}.

W razie pytań pozostajemy do Pani dyspozycji. Dziękujemy jeszcze raz.

Z poważaniem,
Jan Wiśniewski

zaznaczone: dopasowane po usunięciu pustych części

Dopasowano do klienta jak w pozostałych wariantach. Po usunięciu pustych części: bez liczby zaworów, bez wymiany uszczelek, bez terminu kontaktu; zdanie o montażu brzmi: Montaż wykonał Jan Wiśniewski.

Nie podano: liczba zaworów, liczba uszczelek, drugi technik, termin kontaktu. To części opcjonalne.

Raport z montażu

  • Skrótowo

    „Montaż, Anna Nowak, Leśna cztery Poznań. Pompa ciepła osiem kilowatów, dwa zawory. Osiemnaście pięćset. Odezwać się czternastego listopada.”

  • Chaotycznie

    „No więc, yyy, jestem po tym montażu u Anny Nowakowej... Leśna, cztery, Poznań. Dwa zawory jeszcze poszły, i pompa ciepła, osiem kilo. A, i wyszło osiemnaście tysięcy pięćset. Aha, czternastego listopada mam się odezwać.”

  • Z poprawkami

    „Montaż u Anny Nowak, Leśna 4... nie, Leśna 4, Poznań. Pompa ciepła sześć kilowatów — nie, osiem kilowatów, przepraszam. Dwa zawory. Kwota siedemnaście tysięcy... nie, osiemnaście pięćset. Odezwać się czternastego listopada.”

  • Bez części opcjonalnych

    „Montaż, Anna Nowak, Leśna cztery Poznań. Pompa ciepła osiem kilowatów, dwa zawory. Osiemnaście pięćset.”

Raport z montażuTen sam mail

Temat: Raport z montażu: Nowak, Leśna 4, Poznań

Dzień dobry,

Klient:
Anna Nowak
Adres:
ul. Leśna 4, Poznań
Materiały:
pompa ciepła 8 kW, 2 zawory
Kwota:
18 500 zł
Termin:
14 listopada — odezwać się do klienta

Pozdrawiam,
Jan Wiśniewski

Bez części opcjonalnych

Wersja z lukami

Nie podano: termin. To część opcjonalna.

Raport z montażu

Temat: Raport z montażu: Nowak, Leśna 4, Poznań

Dzień dobry,

Klient:
Anna Nowak
Adres:
ul. Leśna 4, Poznań
Materiały:
pompa ciepła 8 kW, 2 zawory
Kwota:
18 500 zł
Termin:
{termin} — odezwać się do klienta

Z poważaniem,
Jan Wiśniewski

Zmiany do sprawdzenia

Usunięto: „Termin: {termin} — odezwać się do klienta”.

1Wersja z lukami

2Pytanie

3Zmiany

4Gotowy mail

Raport z montażuBez luk w treści

Temat: Raport z montażu: Nowak, Leśna 4, Poznań

Dzień dobry,

Klient:
Anna Nowak
Adres:
ul. Leśna 4, Poznań
Materiały:
pompa ciepła 8 kW, 2 zawory
Kwota:
18 500 zł
Termin:
{termin} — odezwać się do klienta

Z poważaniem,
Jan Wiśniewski

Po usunięciu pustej części: bez terminu kontaktu; raport kończy się na kwocie.

Nie podano: termin. To część opcjonalna.

Przykład

Stałe części formatuZ Twojej wypowiedzi

Każdy raport kompletny i w tym samym układzie

  • Ten sam mail od każdego pracownika

    Każdy mówi po swojemu, z przerwami i poprawkami w pół zdania. Do biura trafia mail o tej samej budowie, z tym samym powitaniem i zakończeniem. Biuro od razu wie, gdzie szukać adresu i kwoty. Taką powtarzalność dawało dotąd tylko kopiuj-wklej.

  • Mail nigdy nie wygląda na wybrakowany

    Format ma części obowiązkowe i opcjonalne. Gdy pracownik nie wspomni o czymś opcjonalnym, cała ta część znika z maila. Odbiorca dostaje kompletną wiadomość.

  • Toviq niczego nie zmyśla

    Jeśli zabraknie informacji obowiązkowej, Toviq jej nie zgaduje. Zaznacza brak i nie pozwala wysłać maila, dopóki pracownik go nie uzupełni.

  • Ty decydujesz, co wychodzi od razu

    Dla każdego rodzaju maila wybierasz wysyłkę prosto z aplikacji albo szkic do przejrzenia. Wewnętrzny raport wyjdzie od razu, a oferta dla klienta poczeka w szkicach. Odbiorców ustawiasz z góry. Każdy mail przed wysłaniem sprawdza człowiek.

  • Działa z pocztą, którą już masz

    Maile wychodzą z firmowej skrzynki, z której korzystacie dziś, a szkice trafiają do jej folderu Szkice.

Każdy rodzaj maila w firmie, jeden przycisk

Wklej kilka maili, które Twoja firma już wysyła. Toviq zaproponuje z nich format: stałe części, pola do uzupełnienia i podpis. Ty go poprawiasz i zatwierdzasz.

Przykład

Osobny format możesz mieć na raport po montażu, a osobny na zamówienie materiałów. Pracownik niczego nie wybiera przed nagraniem. Toviq sam rozpoznaje, o jakim mailu mowa, a gdy się pomyli, pracownik zmienia format na ekranie sprawdzania.

Przykład

Cały zespół w jednym miejscu

Zapraszasz pracowników, każdy ma własne konto i widzi swoje nagrania. Każdy mail kończy się podpisem osoby, która go nagrała. Jako administrator widzisz nagrania i maile całego zespołu.

Umów demo i pokaż nam swoje maile

Dla firm, w których ludzie piszą podobne maile kilka razy dziennie

Monterzy po montażu, serwisanci po wizycie, handlowcy po spotkaniu z klientem. Wszędzie tam, gdzie raport ma stały układ, a pisze się go z telefonu.

Wkrótce także w biurze. Zamiast mówić, wpiszesz albo wkleisz kilka faktów i dostaniesz tego samego maila w formacie firmy.

Najczęstsze pytania

Czy Toviq może coś zmyślić?

Toviq nie dopisuje wartości, których nikt nie podał. O brakującą informację obowiązkową pyta, a kwoty i daty pracownik zawsze potwierdza, zanim mail wyjdzie albo trafi do szkiców.

Czy Toviq sam wysyła maile?

Tylko wtedy, gdy pracownik sprawdzi maila i naciśnie „Wyślij”. Dla maili, które wymagają większej ostrożności, ustawiasz zapis do szkiców zamiast wysyłki.

Czy moi pracownicy sobie poradzą?

Aplikacja ma jeden przycisk nagrywania i jeden ekran sprawdzania. Instaluje się z przeglądarki na Androidzie i iPhonie, bez sklepu z aplikacjami.

Czy Toviq działa po polsku?

Tak. Aplikacja i maile są po polsku, a nazwiska, miasta i adresy mają w mailu poprawną odmianę.

Z jaką pocztą działa Toviq?

Z firmową skrzynką, której używacie dziś. Szczegóły ustalimy razem przy wdrożeniu.

Co z danymi i RODO?

Nagrania głosowe usuwamy po 30 dniach, a z kopii zapasowych w ciągu kolejnych 30 dni, czyli najpóźniej po 60 dniach. Przed wdrożeniem podpisujemy z Twoją firmą umowę powierzenia przetwarzania danych.

Czy muszę sam budować formaty?

Wystarczy, że wkleisz kilka maili, które już wysyłacie, a Toviq zaproponuje format do zatwierdzenia. Pierwsze formaty możemy też przygotować razem na starcie.

Ile kosztuje Toviq?

Przygotujemy ofertę dopasowaną do Twojej firmy po krótkiej rozmowie. Zacznij od demo.

Zobacz mail swojej firmy w Toviq

Przygotuj jeden mail, który Twoi pracownicy piszą najczęściej. Na demo pokażemy, jak powstaje z kilku zdań powiedzianych do telefonu. Demo jest bezpłatne i do niczego nie zobowiązuje.

Umów demo

Umów demo

Administratorem Twoich danych jest Aleksander Torka. Użyjemy ich, żeby odpowiedzieć na zgłoszenie i umówić demo. Szczegóły i Twoje prawa: polityka prywatności.